Cómo quitar o suspender el acceso de un usuario

Creada por Jesica Melo, Modificado el Jue., 30 Jul. a las 11:31 P. M. por Jesica Melo

⭐ Objetivo

Explicar cómo sacarle el acceso a la plataforma a un usuario que se va de la organización o que cambia de función, y cómo resetear su contraseña si la olvidó.

⏰ Cuándo utilizar esta funcionalidad

Cuando alguien del equipo de HR deja la organización. Cuando una persona cambia de área y ya no debe ver información de colaboradores. Cuando un usuario no puede entrar y hay que restablecerle la contraseña. Durante la revisión periódica de accesos.

⚙️ Paso a paso

1. Ingresá a Configuraciones desde el menú de tu avatar, arriba a la derecha.

2. Abrí la solapa Gestión de usuarios. Vas a ver la lista de usuarios con su rol, su último acceso y hace cuánto fue creado.

3. Usá la columna Último acceso para detectar cuentas inactivas antes de decidir. Una cuenta sin acceso en varios meses es candidata a revisión.

4. En la columna Acciones de la fila del usuario tenés cuatro opciones: Entrar como este usuario, Editar, Restablecer contraseña y Eliminar.

5. Si la persona sigue en la organización pero cambia de función, usá Editar y cambá el rol. No la elimines: si la borrás, pierde el historial de acciones asociado a su usuario.

6. Si la persona se va de la organización, usá Eliminar. Confirmá en el modal. La acción saca el acceso a la plataforma; no borra al colaborador de la base de colaboradores.

7. Si la persona olvidó la contraseña, usá Restablecer contraseña. El usuario recibe la instrucción por email. Nunca le pidas ni le mandes una contraseña por chat.

8. Usá Entrar como este usuario solo para diagnosticar un problema de permisos. Al terminar, usá Volver a mi usuario en la barra superior.

✅ Buenas prácticas

Dejá el retiro de accesos dentro del checklist de offboarding del equipo de HR, con un responsable con nombre y apellido.

Revisá la lista de usuarios una vez por trimestre y comparála contra la nómina real.

Antes de eliminar al último Admin, creá el reemplazo. Si no queda ningún Admin, nadie puede volver a dar accesos.

⚠️ Errores frecuentes

Eliminar al usuario de la plataforma y dar por cerrado el offboarding. Son dos cosas distintas: el colaborador también hay que darlo de baja en la base de colaboradores.

Dejar activo el usuario de alguien que ya no está, con el argumento de que “no usa la herramienta”. Es el hallazgo más común en una auditoría de accesos.

Compartir un mismo usuario entre varias personas del equipo de HR. Se pierde la trazabilidad de quién hizo qué.

❓ Preguntas frecuentes

Si elimino el usuario, ¿se borran los casos que gestionó? No. Los casos y su historial quedan en la plataforma.

¿Puedo suspender un usuario sin eliminarlo? La vía práctica es cambiarle el rol a uno sin acceso a información sensible con Editar, y eliminarlo cuando se confirme la baja.

¿Eliminar el usuario da de baja al colaborador? No. Son dos registros distintos: usuario de la plataforma y colaborador.