Felicidades, ¡ya estás más cerca de integrar el módulo de ”Helpdesk” de Lara a tu compañía! ?
Te explicamos a continuación cuáles son los pasos necesarios para integrar la tecnología:
1) Kick Off
La etapa de kick-off se suele dividir entre 1 y 2 reuniones, donde conocerás al equipo de Customer Experience de Lara AI que te acompañará durante la implementación.
Se hará un repaso del alcance de la implementación: módulos, tecnología que utilizas, repaso sobre algunos datos básicos de la organización
Te explicaremos en detalle los pasos de la implementación, te indicaremos que documentos debes completar y cómo será la estructura de trabajo y comunicación en conjunto.
Te compartiremos todos los archivos que necesitamos que completes, y las guías necesarias para realizarlo. ¡Muchas de estas etapas las haremos en conjunto!
2) Configuraciones
Deberás configurar junto con nuestro equipo la generación de las bases de conocimiento.
Aquí tienes una guía a de personalización de Menú de Opciones Helpdesk.
Mensajes de apertura de chat (cuando Lara comienza un nuevo chat contactando a un colaborador) y cierre de chat (al finalizar chat).
Variables: "puesto" de Lara (ej: "HRBP Virtual"), nombre de la organización, etc.
3) Integraciones
3.1) Base de datos de colaboradores: Para poder conversar con los colaboradores, Lara AI necesitará información de ellos. Hay distintas integraciones que pueden facilitar dicha información:
Guía de integración con Google Spreadsheets
Guía de integración con Bamboo
Guía de integración con Factorial
Guía de integración con Rankmi
3.1) Canal de comunicación
En base al canal de comunicación que utilices en tu compañía (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Google Chat o Workplace) nuestro equipo te guiará en la integración:
Guía de integración con Microsoft Teams
Guía de integración con Google Chat
Guía de integración con WhatsApp
Guía de integración con Workplace
4) Definición de Usuarios y roles de la plataforma
En base a la estructura de tu organización, revisaremos cuales son aquellos usuarios que necesitan acceso para revisión de métricas. Estos pueden ser roles administradores, líderes o mandos medios, roles de visualización de ciertos tableros de analíticas, entre otros.
5) Definición de tableros de Analytics
Te compartiremos las analíticas recomendadas para el módulo de Helpdesk, para que puedas darnos tu visibilidad al respecto.
6) Comunica internamente a tu equipo el lanzamiento de Lara
Junto con nuestro equipo, evaluaremos las estrategias ideales de comunicación del arribo de Lara a la compañía.
Deberás informarnos todos los canales disponibles que tienes para comunicar: ya sea por la aplicación de mensajería que utilicen internamente, Town Hall/Reunion de empresa, correo, carteleras en tienda, WhatsApp, etc.
Trabajaremos en conjunto para armar las comunicaciones y piezas gráficas para comunicar el arribo de Lara a la compañía.
Utiliza nuestras plantillas de comunicación recomendadas:
1) Plantillas para organizaciones con trabajadores "blue-collar".
Es decir, talento distribuido en tiendas, plantas, CEDIS, o similares.
2) Plantillas para organizaciones con trabajadores de oficina.
Se recomienda enviar el mail aproximadamente una semana antes del lanzamiento de Lara.
7) Calibración y pruebas
Antes de un lanzamiento a toda la organización, es importante realizar pruebas del bot respondiendo ante preguntas, para calibrar tanto las bases de conocimiento como algunos aspectos técnicos.
Información importante sobre alcance y limitaciones de Helpdesk
Es importante saber que al principio de la calibración, es normal que algunas respuestas Lara las responda con cierta inexactitud o erradas. Se deberán calibrar algunos aspectos para que esto sea resuelto.
Nuestro equipo te ayudará a guiarte con todo, ¡no te preocupes! :)
8) Lanzamiento
Se enviarán las credenciales (usuario y contraseña) por correo a todos los usuarios.
Comenzará a funcionar Lara para todos los colaboradores.
8.1 Capacitación para el equipo de HR
Coordinaremos una reunión aproximadamente una semana luego del lanzamiento para armar una una reunión con el equipo de HR, para aquellas personas que tienen un usuario.
Coordinaremos -en caso de que aplique- capacitaciones para los líderes, gerentes o mandos medios, para capacitarlos sobre la plataforma.
Se realizará una semana luego del lanzamiento, ya que es ideal contar con información inicial de la plataforma.
Ante cualquier duda o inconveniente, por favor contáctate con soporte@meetlara.ai o con nuestro número de Whatsapp.
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